인류는 유사 이래 경제 활동을 위해 재화가 상대편에게 전달이 되면 전달을 증빙하기 위한 영수증의 개념을 지속해서 써왔습니다. 이러한 영수증은 대부분의 경우 대금 결제 혹은 분쟁 방지를 위한 수단으로 사용되었습니다.
오늘날까지도 많은 기업은 생산 혹은 유통되는 과정에서 올바른 제품을 올바른 고객에게 전달하고, 전달되었다는 증빙을 위해 몇 장의 종이 쪼가리를 이용합니다.
물류/화물운송 업계에서는 이러한 종이를 인수증이라고 부릅니다.
화물 운송 업계에서 말하는 인수증이란 무엇이고, 어떤 절차로 이용되며, 무슨 정보를 지니고 있을까요?
인수증은 회사마다 다른 정보를 기재하게 됩니다.
고객사(화주) 입장에서는 납품하기로 한 물품 전달 완료 에 대한 증빙으로 사용됩니다.
물건을 전달한 물류 회사(운송사)는해당 물품의 실제 운송 완료에 대한 증빙으로 사용됩니다.
그렇기에 보통 인수증은 아래와 같은 프로세스로 운송에 연관된 사람들에게 전달됩니다.
- 생산된 물건을 운송 기사가 도착했을 때 생산자는 운송 기사에게 인수증을 전달합니다.
(인수증의 수량은 고객사의 정책에 따라 달라집니다) - 기사는 물건을 운송하여 목적지까지 가서 수취인에게 인수증에 사인을 받습니다.
- 기사는 해당 인수증을 운송의 제공자인 물류/운송 회사로 다시 전달합니다.
- 인수증을 전달받은 물류회사는 인수증을 고객사에 제출하여, 운송을 증빙하고 대금을 결제받습니다.
하지만 이러한 인수증이 무엇이 문제이기에 글까지 쓰는 것일까요?
아마 이 글을 읽는 많은 사람은 경험해 보셨을 것입니다. 인수증이 제때 안 들어와서 고객사(화주)에 제출할 증빙이 없어지고, 어떠한 사람은 돈을 못 받아서 서로 언성이 높아지죠.
이 불쾌한 일이 일어나는 결정적인 이유는 바로 인수증이라는 ‘종이 원본’을 기업에서 고집하기 때문입니다.
종이 인수증의 경우 3가지의 문제가 있습니다.
1. 원본 손실 및 훼손의 문제
2. 필요한 시간에 도착하지 않는 문제
3. 저장공간 및 조회의 문제
왜 인수증은 원본 손실/훼손이 발생하거나, 제때 도착하지 않는 것일까요?
여러 가지 이유가 있겠지만 대부분의 경우 물류/운송회사 혹은 기사로 인해 발생하게 됩니다.
기사님의 경우 온종일 운전을 하고 여러 업체의 화물을 옮기게 됩니다. 그렇게 되면 하루에도 수많은 인수증과 세금계산서 종이가 쌓이게 됩니다. 이후 쌓인 여러 회사의 인수증과 세금계산서를 정리/분리한 후, 우체국을 통해 운송 회사 혹은 고객사(화주)에 인수증과 세금계산서를 종이로 보내야 합니다.
하지만, 기사님은 일이 저녁 늦게 끝날 경우, 인수증을 보내기 위해 우체국을 갈 수가 없습니다. 또한 여러 업체의 일을 같이 진행하다 보면 인수증은 자연스럽게 정리가 되지 않습니다. 그래서 대부분의 기사님 가족에게 정리와 우편을 부탁하거나 일주일에 한 번 모든 서류를 모아놓고 분류 작업을 하는 경우가 많습니다.
이러한 상황의 특수성에 의해 운송 완료일 이후 인수증이 발송하게 되기까지 평균 5~14일 정도의 딜레이가 발생하게 되며, 사람이 하는 일이다 보니 누락 혹은 훼손이 되는 경우가 발생합니다.
설령 종이 인수증이 운송회사에 제대로 도착한다고 하더라도 문제는 끝난 것이 아닙니다. 대부분의 운송회사는 사진과 같이 엄청난 양의 종이 세금계산서와 종이 인수증이 매일매일 도착합니다. 운송회사의 경리/재무 부서의 일과는 도착한 편지 봉투를 개봉하고 내용물 분리 후 올바른 곳에 자료를 입력하는 일을 합니다.
물론 고객사(화주)가 원하는 것처럼 매일매일 인수증을 취합해서 보낼 수 있으면 좋겠지만 몇십장이 넘는 인수증을 매일 분류하고 보내기엔 현실적인 어려움이 많습니다. 또한, 수많은 양이 자동화되지 못한 환경에서 분류 작업을 진행해, 누락, 손실, 훼손 등의 에러가 생길 확률도 높아집니다.
정리하자면 1차적으로 기사님들은 시간 관계와 정리 작업으로 인해, 바로 인수증을 보낼 수 없어 딜레이가 발생합니다.
2차적으로 많은 양의 종이 우편이 도착하는 운송회사의 경우 1달에 1번 우편물을 분류 취합하여 고객사(화주)에 보내게 됩니다. 이러한 딜레이의 과정을 거쳐, 보통 1번의 운송 건의 비용 처리와 관련해서 짧게는 2~3주, 길게는 한달 이상의 필요 합니다.
또한, 이 과정에서 인간이 손으로 하는 일인 만큼 누락,손실, 훼손과 같은 에러에 취약해지게 됩니다.
하지만 이러한 문제를 한 번에 해결할 수 있는 것이 바로 전자인수증 입니다.
로지스팟의 전자 인수증은 기사님이 운송 직후, 사인 완료된 인수증 사진으로 찍어 올리게 됩니다. 인수증 사진은 시스템상에서 원할 때 언제든 조회가 가능하고 다운을 받아 필요하다면 고객사(화주)에 전달도 가능합니다.
인수증 전자화를 통해 위에서 서술한 수많은 문제를 해결할 수 있으며, 딜레이 없이 빠른 처리가 가능하게 됩니다.
하지만, 몇몇 분들은 이렇게 이야기할 것입니다.
‘제 고객사(화주)가 원본을 요구합니다. 그럴 때는 쓸 수가 없지 않을까요?’ 혹은 ‘감사부에서 이러한 원본을 요구하기 때문에 보관해야 합니다.’ 이러한 문제는 대한민국의 과학기술정보통신부의 전자영수증 사례를 통해 해결이 가능합니다.
과기정통부의 조사 결과 매년 예산/기금 사업비 진행 증빙으로 사용되는 영수증이 4,800만건이라고 합니다.
그리고 각 사업 수행 기관이 계산증명규칙, 회계예규 등 정부 회계 규정상의 원본, 서명 등 용어를 종이 문서에 국한해 해석하는 것이 원인이라는 것을 알게 되었습니다.
이에 과기정통부는 국무조정실 주관으로 감사원, 기획재정부 등 관계부처와 협의를 통해 종이 영수증 없이 전자영수증 보관만으로도 같은 효력을 갖는다는 의견을 받게 되었습니다. 따라서, 앞으로 정부 사업 수행기관은 신용카드 거래정보 자료의 보관만으로도 충분한 사업비의 증빙이 가능하게 되었습니다.
자세한 내용은 기사를 통해 확인해보세요. (https://news.joins.com/article/22650466)
이는 법령에서 종이 서류만 사용하라는 규정이 없는 한, 전자 문서도 원칙적으로 종이 문서와 동일한 효력을 갖는다는 해석이 가능하다는 증거입니다.
인간의 잠재능력은 한계를 알 수 없고 인적 자원을 개발하여 회사를 위해 유용하게 사용해야 합니다. 이를 위해 인적 자원을 창의적이고 조금 더 의미가 있는 일을 할 수 있도록 만드는 것은 매우 중요합니다.
인간의 능력이 단순 행정 작업을 처리하기 위해 사용되는 것은 낭비이자, 기업의 사회적 책임을 저버리게 되는 것이죠. 그러한 의미에서 익숙한 프로세스가 좋아서 아니면, 거래처로부터 불필요한 이야기를 들을 것 같아서 전자 인수증을 택하지 않게 된다면, AI가 나오고 모든 것이 연결되는 거대한 변화의 시기에 우리 회사만 ‘고대’에 안주하는 것이 아닌지 한 번 자문해 봐야 하지 않을까요?
로지스팟은 다양한 산업군에 분포한 화주의 니즈에 맞춰 일관된 서비스 품질을 제공할 수 있도록 지속해서 노력하고 있습니다.
